Успешные цифровые мероприятия требуют тщательного планирования. Это включает в себя разработку стратегии, повестки дня и формирование команды для создания привлекательного опыта для участников.
Вы всегда хотите, чтобы у участников было хорошее настроение, они активно учились через сессии или общались друг с другом, но также учились, взаимодействовали с вашим бизнесом или брендом и углубляли свои отношения с вашей организацией.
Вот четыре ключевых шага в планировании вашего цифрового мероприятия.
Определение стратегии
Стратегия цифрового мероприятия должна включать цели и задачи как для вашего бизнеса, так и для аудитории.
Как мы собираемся создать подходящее мероприятие и как мы будем измерять успех?»
Цели должны соответствовать опыту цифрового мероприятия. Каждое действие участников должно иметь свою цель. Это означает комплексное планирование мероприятия, а также анализ после мероприятия для измерения успеха.
Содержание мероприятия и его сообщения должны соответствовать целевой аудитории, чтобы убедиться, что участники заинтересованы. Определите конкретные измеримые результаты, которые могут включать в себя повышение узнаваемости бренда, генерацию лидов, пиринговую сеть и образование.
Для измерения этих результатов используйте после мероприятия опросы, опросы сессий или даже живые фокус-группы и сессии обратной связи.
Если вы не можете измерить мероприятие, то вам следует задаться вопросом, почему вы его проводите.
Организация удобного для пользователя опыта
Опыт с организованной повесткой дня может определить успех или неудачу цифрового мероприятия.
Вы должны сбалансировать предпочтения аудитории и включить перерывы при построении структуры события.
Организованная повестка включает в себя последовательность сессий, перерывов и других мероприятий, которые удерживают внимание аудитории. Убедитесь, что эти мероприятия охватывают все персоны, ожидаемые на мероприятии. И убедитесь, что не происходит сразу несколько мероприятий, ориентированных на одну персону. Распределите расписание так, чтобы участникам не приходилось сталкиваться с путаницей в расписании.
Включите перерывы между сессиями — 10-15 минут — чтобы участники могли взять кофе, пока спикеры и персонал готовятся к следующей сессии. И при составлении повестки дня учтите, в каких часовых поясах находятся ваши участники, чтобы они не пропускали важные сессии в ранние или поздние часы.
Тайминг крайне важен в цифровых мероприятиях, особенно из-за глобальной доступности, расписание участников и их внимания на цифровых мероприятиях. Точное время улучшает доступность, посещаемость и общий опыт мероприятия.
Формирование команды поддержки мероприятия
Для успешного проведения мероприятия убедитесь, что у вас есть команда поддержки, которая может помочь организовать взаимодействие с вашими посетителями.
Если в вашем бизнесе нет специальных ролей для управления мероприятиями и поддержки, убедитесь, что вы набираете этих членов команды со всей организации.
Вам понадобятся ИТ-специалисты или специалисты по маркетингу для решения технических вопросов, а также маркетологи для помощи в модерации дискуссий. У вас также должен быть под рукой менеджер по социальным сетям, чтобы делиться основными моментами мероприятия через социальные платформы.
После мероприятия у вас также должны быть члены команды, которые могут выполнять аналитику и извлекать информацию из данных о событии.
Наличие команды поможет вам чувствовать себя уверенно при проведении мероприятия.
Создание безопасной и продуктивной среды
Защитите права участников, уделяя внимание конфиденциальности данных, авторским правам и ответственности за доступность. Для всех сторон должна поддерживаться безопасная и соответствующая требованиям среда.
Наличие юридических условий и условий, а также рекомендаций для цифровых мероприятий создает четкий каркас того, во что ваши гости вступают и как они взаимодействуют.
Дайте знать вашим участникам, что ваш бизнес создает безопасный опыт для всех. Создайте и распространите кодекс поведения и ясно дайте понять, что вы исключите участников, не следующих этому кодексу.
Убедитесь, что любой защищенный видеоконтент соответствует законам об авторском праве и лицензирован. Также включите форму разрешения от спикера, чтобы вы могли использовать контент после мероприятия.
Следуя этим четырем шагам, ваше цифровое мероприятие уже на пути к созданию значимого опыта для вашей аудитории.
Использование всего дизайна мероприятия помогает представлять увлекательные истории, которые связывают ваших участников с вашими сообщениями, создают запоминающиеся впечатления и повышают вовлеченность и понимание в удаленной цифровой среде.